一、预报计划:
接到主办方电话会议信息,落实时间、人数、地点、会议形式、酒店条件及会场要求
二、有效沟通:
与会议主办方充分沟通,根据要求提供备选方案(一/二……),以电子邮件或传真的形式发给主办方看。
三、独到创意:
协助或代替主办方考察酒店、会议场所、用餐环境、参观线路,给一些独特的建议及创意,获得超乎主办方期望值的不寻常之路。
四、确认回复:
等待主办方的确认信息,确定会议方案(一/二……),酒店、会场、餐饮、活动安排及细节确认。
五、下达计划:
发确认单给酒店和主办方并签订合作协议,并通知公司各部门做好准备工作。
六、会前准备:
1.与主办方落实:
会议须知、会标内容、参会人数、专家及代表到达时间、会议资料、代表证的制作、会场的布置要求。
2.安排会议秘书,交待会议细节及注意事项。
七、会期工作:
1.机场、火车站恭迎专家及代表,贵宾则提供礼仪服务(鲜花、水果)
2.签到(交费)、领取资料、安排入住、告之用餐(开会)时间及地点
3.会议室现场布置(主席台/展台、灯光、会标、桌签、投影仪、电脑、音响、白板及笔、茶歇服务)
4.会期事项:开班仪式、考察招徕、订票服务、集体合影、打印通讯录、分发纪念品、反馈与开具、晚会及夜间安排
八、考察准备:
1.将考察人数及名单报至公司,统一购买责任险和意外险,并通知出发时间
2.通知导游(司机)出发时间(地点)及特殊照顾的代表。
3.全程质量跟踪(导游服务、餐饮、住宿),反馈意见给主办方。
九、依依送别:
与主办方认真核对各类帐目明细,严格核算,做到帐目、清晰。 专家及参会代表一一送别。
十、效果评估:
没有效果评估的活动是不完整的活动,评估方案有助于客户改进和调整活动目标、方法,以便为下一次会议活动积累经验,不断提高。
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