一、预报计划：
接到主办方电话会议信息，落实时间、人数、地点、会议形式、酒店条件及会场要求

二、有效沟通：
与会议主办方充分沟通，根据要求提供备选方案（一/二……），以电子邮件或传真的形式发给主办方看。

三、独到创意：
协助或代替主办方考察酒店、会议场所、用餐环境、参观线路，给一些独特的建议及创意，获得超乎主办方期望值的不寻常之路。

四、确认回复：
等待主办方的确认信息，确定会议方案（一/二……），酒店、会场、餐饮、活动安排及细节确认。

五、下达计划：
发确认单给酒店和主办方并签订合作协议，并通知公司各部门做好准备工作。

六、会前准备：

1.与主办方落实：

会议须知、会标内容、参会人数、专家及代表到达时间、会议资料、代表证的制作、会场的布置要求。
2.安排会议秘书，交待会议细节及注意事项。

七、会期工作：

1.机场、火车站恭迎专家及代表，贵宾则提供礼仪服务（鲜花、水果）
2.签到（交费）、领取资料、安排入住、告之用餐（开会）时间及地点
3.会议室现场布置（主席台/展台、灯光、会标、桌签、投影仪、电脑、音响、白板及笔、茶歇服务）
4.会期事项：开班仪式、考察招徕、订票服务、集体合影、打印通讯录、分发纪念品、反馈与开具、晚会及夜间安排

八、考察准备：

1.将考察人数及名单报至公司，统一购买责任险和意外险，并通知出发时间
2.通知导游（司机）出发时间（地点）及特殊照顾的代表。
3.全程质量跟踪(导游服务、餐饮、住宿)，反馈意见给主办方。

九、依依送别：

与主办方认真核对各类帐目明细，严格核算，做到帐目、清晰。 专家及参会代表一一送别。

 十、效果评估：

没有效果评估的活动是不完整的活动,评估方案有助于客户改进和调整活动目标、方法，以便为下一次会议活动积累经验,不断提高。

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